Règlement intérieur de l'association La Coopinière

Article 1 – Objet

Le présent règlement fixe les conditions d’application des statuts de l'association, conformément à l’article 21 de ses statuts. Le présent règlement intérieur, ainsi que les modifications éventuelles ultérieures, devront être approuvés par l’Assemblée Générale Ordinaire.

Article 2 – Critères d'agrément des candidatures de membres

Conformément à l'article 7 des statuts, l'association est composée de sept catégories de membres dont six pour lesquelles toute candidature doit être agréée par le Conseil d’Administration à partir des critères suivants :

2.1 - Pour les membres titulaires fondateurs

Leur reconnaissance est mutuelle et basée sur l'intérêt partagé de leur contribution à l'objet de l'association. Leur appartenance à cette catégorie de membres est formalisée et validée par l'ensemble des autres membres titulaires fondateurs par leur inscription sur le registre des membres de l'association au titre de cette catégorie.

2.2 - Pour les membres titulaires actifs

Personnes morales :

Elles sont dûment déclarées et enregistrées (RCS, RCM ou autres registres officiels), en tant qu'entités professionnelles ou associatives (code NAF + activité réelle) qui exercent une activité directement liée à l'objet de l'association, quelles que soientt leur forme et leur statut ;
Et elles exercent ces activités depuis au moins trois exercices consécutifs ;
Et elles sont en règle de leurs obligations légales et contractuelles ;
Et elles sont représentées par un responsable (dirigeant, gérant, associé, membre du conseil d'administration, salarié habilité...) qui remplit les conditions relatives aux critères d'agrément se rapportant aux personnes physiques tels que précisés dans l'alinéa suivant du présent article définissant les critères associés aux personnes physiques membres titulaires actifs.

Personnes physiques :

Elles ont la pleine capacité juridique ;
Et elles sont en mesure de produire la preuve de leur exercice dans une ou plusieurs activités professionnelles ou extra professionnelles directement liées à l'objet de l'association ;
Et elles exercent ces activités depuis au moins trois années consécutives ou les ont exercées durant au moins cinq années au cours des dix dernières années ;
Et elles argumentent valablement leur motivation pour contribuer aux travaux liés à l'objet de l'association ;
Et elles s'engagent à entretenir, enrichir, actualiser et partager leurs connaissances et compétences dans le cadre de leur contribution.

Personnes physiques ou morales :

Lorsqu’un membre titulaire actif cesse de répondre aux critères d'agrément de sa catégorie, le Conseil d'Administration peut statuer de façon concertée sur une réaffectation de ce membre dans la catégorie la mieux appropriée à ses nouvelles caractéristiques. Une réaffectation ainsi effective entraîne dans le même temps tous les effets liés aux droits et devoirs inhérents à chaque catégorie.

Pour les membres titulaires stagiaires

Personnes morales :

Elles répondent à tous les critères correspondant aux membres titulaires actifs pour les personnes morales, sauf celui de leur antériorité d'exercice, mais présentent toutefois au moins un exercice clôturé.

Personnes physiques :

Elles répondent à tous les critères correspondant aux membres titulaires actifs pour les personnes physiques, sauf celui de leur antériorité professionnelle.

Personnes physiques ou morales :

Lorsqu’un membre titulaire stagiaire répond aux critères d'agrément pour devenir membre titulaire actif, la commission Adhésions demande au Conseil d'Administration d'entériner ce passage pour que le membre soit agréé dans cette catégorie. La commission Adhésion étudie les dossiers concernés en fin de chaque exercice en vue de l'organisation de l'exercice suivant.

A fortiori, lorsqu’un membre titulaire stagiaire cesse de répondre aux critères d'agrément de sa catégorie, le Conseil d'Administration peut statuer de façon concertée sur une réaffectation de ce membre dans la catégorie la mieux appropriée à ses nouvelles caractéristiques. Une réaffectation ainsi effective entraîne dans le même temps tous les effets liés aux droits et devoirs inhérents à chaque catégorie.

2.3 - Pour les membres étudiants

Ils sont des personnes physiques inscrites et participant effectivement à un programme d'études de second ou troisième cycle en lien avec l'objet de l'association.
Et ils ont la pleine capacité juridique ;
Et ils argumentent valablement leur motivation pour contribuer aux travaux liés à l'objet de l'association.
Et ils s'engagent à entretenir, enrichir, actualiser et partager leurs connaissances et compétences dans le cadre de leur contribution.

Lorsqu’un membre étudiant répond aux critères d'agrément pour devenir membre titulaire stagiaire, la commission Adhésions valide le passage et demande au Conseil d'Administration d'entériner ce passage pour que le membre soit agréé dans cette catégorie. La commission Adhésion étudie les dossiers concernés en fin de chaque exercice en vue de l'organisation de l'exercice suivant.

A fortiori, lorsqu’un membre titulaire étudiant cesse de répondre aux critères d'agrément de sa catégorie, le Conseil d'Administration peut statuer de façon concertée sur une réaffectation de ce membre dans la catégorie la mieux appropriée à ses nouvelles caractéristiques. Une réaffectation ainsi effective entraîne dans le même temps tous les effets liés aux droits et devoirs inhérents à chaque catégorie.

2.4 - Pour les membres associés

Personnes morales :

Elles sont dûment déclarées et enregistrées (RCS, RCM ou autres registres officiels), en tant qu'entités professionnelles ou associatives (code NAF + activité réelle) et exercent une activité sans lien évident avec l'objet de l'association.
Et elles sont en règle de leurs obligations légales et contractuelles ;
Et elles portent une mission connexe à celle de l'association telle que pouvant servir son objet :
Et elles sont représentées par un responsable (dirigeant, gérant, associé, membre du conseil d'administration, salarié habilité...) qui inscrit sa participation dans un esprit que le Conseil d'Administration considère comme pouvant motiver son agrément.

A titre d'exemple, les membres associés peuvent être :

des organisations professionnelles ou syndicales ;
des collectivités publiques ou privées ;
des écoles ou organismes de formation ;
...

Personnes physiques

Elles ont la pleine capacité juridique ;
Et elles sont en mesure de produire la preuve d'une expérience particulière au regard de celles afférentes aux autres catégories de membres, mais servant toutefois l'objet de l'association ;
Et elles inscrivent leur participation dans un esprit que le Conseil d'Administration considère comme pouvant motiver son agrément ;
Et elles s'engagent à entretenir, enrichir, actualiser et partager leurs connaissances et compétences dans le cadre de leur contribution.

Personnnes physiques ou morales :

Lorsqu’un membre associé répond aux critères d'agrément pour appartenir à une autre catégorie de membres, sur sa demande ou sur proposition du Conseil d'Administration, la commission Adhésions valide le passage et demande au Conseil d'Administration d'entériner ce passage pour que le membre soit agréé dans cette catégorie. La commission Adhésion étudie les dossiers concernés en fin de chaque exercice en vue de l'organisation de l'exercice suivant.

A fortiori, lorsqu’un membre associé cesse de répondre aux critères d'agrément de sa catégorie, le Conseil d'Administration peut statuer de façon concertée sur une réaffectation de ce membre dans la catégorie la mieux appropriée à ses nouvelles caractéristiques. Une réaffectation ainsi effective entraîne dans le même temps tous les effets liés aux droits et devoirs inhérents à chaque catégorie.

2.5 - Pour les membres bienfaiteurs

Personnes morales :

Si elles ne sont pas déjà membres d'une autre catégorie, elles sont dûment déclarées et enregistrées (RCS, RCM ou autres registres officiels), en tant qu'entités professionnelles ou associatives (code NAF + activité réelle) et exercent une activité liée ou sans lien évident avec l'objet de l'association.
Et elles sont en règle de leurs obligations légales et contractuelles ;
Et elles sont en mesure de produire la preuve de l'origine éthique des moyens apportés ;
Et le concours financier, matériel, immatériel ou collaboratif apporté à l'association est reconnu comme devant faire l'objet d'une reconnaissance particulière .

Personnes physiques :

Si elles ne sont pas déjà membres d'une autre catégorie, elles ont la pleine capacité juridique ;
Et elles sont en mesure de produire la preuve de l'origine légale et éthique des moyens apportés ;
Et le concours financier, matériel, immatériel ou collaboratif apporté à l'association est reconnu comme devant faire l'objet d'une reconnaissance particulière .

Personnes physiques ou morales :

Lorsqu’un membre bienfaiteur (personne morale ou physique) cesse de répondre aux critères d'agrément de sa catégorie, le Conseil d'Administration peut statuer de façon concertée sur une réaffectation de ce membre dans la catégorie la mieux appropriée à ses nouvelles caractéristiques. Une réaffectation ainsi effective entraîne dans le même temps tous les effets liés aux droits et devoirs inhérents à chaque catégorie.

2.6 - Pour les membres d'honneur

Les membres d'honneur sont des personnes physiques invitées par le Conseil d'Administration en raison de leur travail, leur notoriété, de leur représentativité, de leur influence, ou des services qu'ils rendent ou ont rendus à l'association.

Article 3 – Procédure d'adhésion

Le membre candidat exprime son souhait de participer à l'association :

directement à l'un des membres de l'association ;
par l'intermédiaire du site internet de l'association ;
en formulant sa demande par tout autre moyen à sa convenance.

Le dossier de candidature à l'adhésion est téléchargeable sur le site ou peut être renseigné directement en ligne. Il réunit notamment:

une notice de présentation de l'association ;
un formulaire de candidature demande d'adhésion (imprimé ou à renseigner en ligne) ;
la charte d'engagement ;
les statuts et le présent règlement intérieur ;

A réception du dossier complet et des pièces annexes, la commission Adhésions annexée au Bureau organise avec le candidat un entretien pour approfondir le projet d'adhésion. Cet entretien peut avoir lieu de visu si l'organisation géographique le permet, ou par le biais des technologies de communication à distances disponibles (visioconférence, téléconférence...). Dans cette rencontre, l'association est représentée par au moins deux de ses membres parmi lesquels le représentant de la commission que le le candidat souhaite rejoindre. La commission Adhésions propose alors au Conseil d’Administration d'examiner la candidature. Elle peut compléter sa présentation de la candidature des éléments nouveaux ayant émergé de l'entretien d'approfondissement.

Le Conseil d’Administration examine les candidatures présentées par la commission et prend sa décision à la majorité simple des présents ou représentés, dans les conditions statutaires. Il peut proposer à un candidat pour l'une des catégories d'être membre dans une autre catégorie en fonction des critères définis à l’article 2 du présent règlement.

Le candidat est informé de la décision du Conseil d’Administration qui appelle le montant de la cotisation. L’adhésion n’est définitive qu’après paiement et encaissement de la cotisation. Le Conseil d’Administration n’est pas tenu de justifier les motivations de ses décisions.

Article 4 - Cotisations

Le montant de la cotisation est annuel. Il est proposé annuellement par le Conseil d’Administration et validé par l'AG. Le montant de la cotisation peut varier pour les catégories suivantes qui sont les seules catégories de cotisants :

membres titulaires actifs
membres titulaires stagiaires
membres étudiants
membres associés

Selon les catégories, les cotisations peuvent être différentes pour les personnes morales et pour les personnes physiques. Les cotisations sont payées par année civile. Elles doivent être acquittées dans le délai maximum de un mois après l’appel à cotisation. Pour les nouveaux membres admis jusqu’à la fin du sixième mois suivant la date de l’Assemblée Générale annuelle, la cotisation annuelle est exigible en totalité.

Article 5 – Engagement des membres

Engagement de participer aux activités

L'adhésion engage les membres à soutenir l'activité et les animations qu'organise l'association autour de son objet. Sur ce principe, l'association attend que chacun de ses membres enrichisse le collectif de sa présence et ses interventions en fonction de ses aspirations et de ses compétences.

Engagement de contribuer aux travaux de l'association

Les membres titulaires actifs, titulaires stagiaires et étudiants s'engagent notamment à mettre en commun leurs connaissances, expériences ainsi que tous autres moyens disponibles pour élaborer ensemble des recherches et des développements autour des thématiques concernées par l'objet de l'association.

Pour ce faire, ils s'associent au sein de Commissions comme décrites à l'article 18 des statuts de l'association, et selon une organisation précisée dans le présent règlement intérieur à l'article 6.

Engagement de confidentialité et de sauvegarde des travaux menés au sein des commissions et groupes de travail

Les travaux élaborés au sein des commissions donnent lieu à des notes de développement ou de synthèse. Ces documents représentent un bien commun indivis que les membres partagent au sein de leur commission. Seul le Conseil d'Administration peut décider de la forme et de moment pour présenter ces documents aux autres commissions. Seul le Conseil d'Administration peut également décider de la forme et du moment pour porter ces documents à la connaissance de tiers, ou de les rendre publiques. Un membre ayant œuvré au sein des commission ne peut prétendre à aucune propriété intellectuelle ou personnelle quant aux résultats obtenus, lesquels constituent la propriété exclusive de l'association sans qu'elle puisse servir aucun intérêt particulier de l'un de ses membres présents ou anciens.

Engagement de promouvoir l'association et de coopter des nouveaux membres

Tous les membres s'engagent à promouvoir l'association auprès de l'ensemble des acteurs économiques, universitaires, représentatifs et institutionnels sur le territoire national ou non, tels que susceptibles de concourir à la réalisation et au développement de son objet.

Dans le même esprit, tous les membres feront un devoir de présenter et ou valoriser l'association à tous les tiers susceptibles de pouvoir contribuer à son objet afin de coopter de nouveaux membres.

Les membres s’interdisent par conséquent de nuire d'une quelconque façon, notamment par leurs actes et ou leurs propos, à la réputation ou à l'activité de l'association.

Le non respect de cet engagement serait de nature à amener le Conseil d'Administration à prononcer une exclusion immédiate.

Engagement sur les modalités d'utilisation de son appartenance à l'association

Tous les membres de l'association peuvent apposer le logo et le sigle de l'association sur leurs supports de communication (commerciaux, administratifs, matérialisés ou dématérialisés) pour valoriser leur adhésion et leur appartenance à l'association.

Ils s'engagent toutefois à respecter la charte graphique telle que définie par l'association et mise à la disposition des membres parmi les supports de communication.

Ils s'engagent également à cesser toute utilisation de leur appartenance à l'association s'ils perdent la qualité de membre et en l'absence de toute autorisation expresse dérogeant à cette règle.

Engagement de moralité et respect de la charte d'engagement

Les membres s’engagent en tous lieux et à tous moments à agir dans le respect de la charte d'engagement de l'association telle que définie dans le document intitulé « Charte d'engagement La Coopinière® » et annexé au présent règlement intérieur.

Engagement de respect de l'organisation interne

Les membres s'engagent à consulter le Bureau de l'association préalablement à toute initiative non encore instituée au nom ou au sein de l'association vis à vis des tiers ou des autres membres.

A titre d'exemples et sans que la liste soit exhaustive, nous pouvons citer :

l'organisation d'un nouveau type de réunions ;
la communication d'une information ou d'un document non encore rendu publique ;
toute nouvelle utilisation des services ou des ressources de l'association ;
...

Article 6 – Organisation interne de l'association

6.1 – L’Assemblée Générale Ordinaire (AGO)

Le présent article vient préciser ou compléter l'article 11 des statuts de l'association.

Convocations

La convocation, envoyée aux membres, par lettre simple ou courrier électronique au moins huit jours à l'avance, comporte l'ordre du jour fixé par le Bureau ou au nom de ceux qui ont valablement demandé la convocation. Conformément à l’article 11 des statuts, tous les membres participent à l’Assemblée.

Droits de vote

Les droits de vote sont explicités dans l'article 7 des statuts. Seuls les membres habilités et à jour de leur cotisation ont le droit de vote.

Représentation et procurations

Seuls les membres habilités à voter peuvent recueillir des procurations.
Un membre habilité à voter peut porter trois procurations au maximum.
Une personne morale membre fondateur ou membre titulaire actif ne peut être représentée que par une seule personne physique (salariés ou associés) membre d'une de ces deux catégories de membres et ne dispose à ce titre que d'un seul droit de vote.
Un membre fondateur ne peut donner procuration qu'à un autre membre fondateur ou à un membre titulaire actif.
Un membre titulaire actif ne peut donner procuration qu'à un autre membre titulaire actif ou à un membre fondateur.

Questions Diverses et actes de candidature au Conseil d'Administration

Les candidatures au Conseil d’Administration, ainsi que les diverses questions posées par les membres, doivent être communiquées au Bureau par voie de courrier ou électronique contre accusé réception huit jours au moins avant l’Assemblée.

Bureau de l'Assemblée et déroulement de l'ordre du jour.

Le Bureau de l'Assemblée est celui de l'association. Le secrétaire présente l'ordre du jour, ainsi que le rapport moral et d'activités. Le trésorier présente le rapport financier. Le programme d’actions pour l’année à venir est étudié par le Conseil d’Administration dans sa séance précédant l’Assemblée, et présenté par le président ou tous autres membres désignés par lui au sein du Conseil d'Administration.

Renouvellement ou ratification des membres du Conseil d'Administration

Les membres présents ou représentés à l’Assemblée pourvoient par vote au renouvellement ou à la ratification des membres du Conseil d’Administration.

Vote et dépouillement des votes

Les délibérations sont prises à la majorité absolue des votants. Le cas échéant, il est organisé un deuxième tour à la majorité relative. Le dépouillement des votes a lieu au cours de l’Assemblée Générale.

6.2 – L’Assemblée Générale Extraordinaire (AGE)

Le présent article vient préciser ou compléter l'article 20 des statuts de l'association.

Convocations

La convocation, envoyée aux membres, par lettre simple ou courrier électronique au moins huit jours à l'avance, comporte l'ordre du jour fixé par le président en son nom ou au nom de ceux qui ont valablement demandé la convocation.

Droits de vote

Les dispositions sont identiques à celles qui sont applicables à l'AGO.

Représentation et procurations

Les dispositions sont identiques à celles qui sont applicables à l'AGO.

Bureau de l'Assemblée et déroulement de l'ordre du jour

Le Bureau de l'Assemblée est celui de l'association. Le secrétaire présente l'ordre du jour. Le président ou toute autre personne désignée par lui au sein du Conseil d'Administration anime et conduit la séance.

Vote et dépouillement des votes

Les délibérations sont prises à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés. Le cas échéant, il est organisé un deuxième tour à la majorité relative. Le dépouillement des votes a lieu au cours de l’Assemblée Générale.

6.3 - Le Conseil d'Administration (CA)

Le présent article vient préciser ou compléter les articles 12, 13 et 14 des statuts de l'association.

Composition du CA

Le Conseil d'Administration est composé de 5 membres minimum et de 20 membres maximum élus parmi les membres éligibles conformément à l'article 7 des statuts..

Personnalité des administrateurs

Un membre du Conseil d'Administration qui serait à la fois personne physique à titre individuel et représentant d'une personne morale en qualité de responsable désigné par cette personne morale ne pourrait pas prétendre à deux sièges distincts.

Durée du mandat d'administrateur

Chaque administrateur est élu pour 3 années.

Renouvellement des administrateurs

Au terme des 3 premières années, soit à compter de la quatrième année, le Conseil d’Administration est renouvelé chaque année par tier. Les membres sortants sont désignés au sort à défaut d'être volontaires.

Réunions du CA

Les réunions du CA ont valablement lieu en vidéoconférences dès lors que l'ensemble des participants disposent d'un accès aux données et aux documents utiles et nécessaires au bon déroulement de la séance. Le président décide des modalités d'échange les mieux appropriées à l'ordre du jour.

6.4 - Le Bureau

Le présent article vient préciser ou compléter l'article 16 des statuts de l'association.

Constitution du Bureau

Le Bureau est constitué par le président lors de la réunion du Conseil d’Administration qui suit immédiatement l’AGO annuelle.

Réunions du Bureau

Le Bureau se réunit en principe une fois par mois et chaque fois que le Président ou le tiers des membres le jugent nécessaire. Pour le bon déroulement de ses travaux, le Bureau peut convier toutes personnes susceptibles de l’éclairer sur les questions à l’ordre du jour.

Délibérations du Bureau

Il délibère à la majorité des voix exprimées. En cas de partage, la décision est renvoyée au Conseil d'Administration et si besoin à l'Assemblée générale. Un quorum de 3 personnes doit être réuni pour que le Bureau délibère valablement. Le Bureau agit par délégation permanente du Conseil d’Administration.

6.5 - Commissions Techniques Annexées au Bureau (CTAB)

Le Bureau peut demander la création de CTAB dédiées au traitement de problématiques particulières nécessitant la mise en œuvre de démarches spécifiques dans le cadre de la mission du Bureau. Les Responsables des CTAB doivent être membres du Conseil d'Administration et participent de droit aux réunions du Bureau lorsque l'ordre se rapporte au travaux de leurs commissions.

6.6 - Les Commissions Techniques de Recherche (CTR)

Constitution des CTR

Les Commissions sont constituées pour une durée indéterminée à partir de propositions écrites et argumentées émanant des membres, de Commissions, du Bureau. Les projets sont communiqués au Conseil d'Administration qui peut en inscrire l'étude à l'ordre du jour d'une séance du CA, ou décider ne ne pas donner suite s'il estime que les conditions de validité a minima ne sont pas réunies. Des projet de CTR peuvent également émaner du CA qui les élabore alors en respect des critères de conformité tels qu'évoqués à la suite.

Une Commission est déclarée constituée si elle satisfait au moins aux conditions suivantes :

Le thème de travail trouve une résonance dans l'objet de l'association ;
Au moins 3 membres parmi lesquels au moins un membre titulaire actif ou fondateur s'engagent à œuvrer ensemble au sein de la commission projetée ;
Les objectifs et les méthodologies de travail projetés sont en tous points conformes à la charte éthique de l'association et contribuent à servir les orientations en cours ;
Le projet de constitution a été validé au terme d'une présentation par ses porteurs au cours d'une séance du Conseil d'Administration qui inclut la présentation à l'ordre du jour.

Participation aux CTR

Sont invités à participer aux commissions en qualités de « Conseiller Technique » (CT) et de « Conseiller Scientifique » (CS) :

les personnes physiques nommément agréées par le CA comme représentant des personnes morales membres fondateurs, membres titulaires actifs ou membres stagiaires ;
les personnes physiques membres fondateurs, titulaires actifs, titulaires stagiaires et étudiants.

Peuvent être invités à participer aux commissions en qualités de « Conseiller Technique Associé» (CTA) et de « Conseiller Scientifique Associé» (CSA) : toutes autres personnes physiques membres et expressément habilitées par le CA à ce titre.

Statut des participants aux CTR

Les participants aux CTR le sont bénévolement. Les CT et les CTA présentent une ou plusieurs expertises techniques telles que de nature à contribuer à la structure et à l'organisation des données nécessaires aux travaux de la CTR, et ou émergentes des travaux de la CTR. Les CS et les CSA présentent une ou plusieurs expertises scientifiques reconnues comme utiles et nécessaires aux travaux de la CTR.

Le statut des participants sont valables tant qu'une CTR n'est pas clôturée, mais les participants peuvent faire mention à leur rôle au sein des CTR au delà de leur clôture tant qu'ils sont membres de l'association.

Toute autre utilisation devrait faire l'objet d'une autorisation expresse dispensée par le CA.

Représentation des Commissions

Chaque CTR est représentée par un ou plusieurs (4 maximum) représentants bénévoles. Les conseillers sont libres de définir le nombre de leurs représentants en fonction de la nature du projet de la CTR. Les mandats valent pour l'année civile en cours et les représentants sont rééligibles. Les conseillers peuvent toutefois opter pour une représentation tournante dont les mandats ne peuvent toutefois pas durer moins de 6 mois. Les conseillers des CTR élisent en réunion, à la majorité simple, parmi les CT et les CS participants :

un représentant unique nommé « Directeur Technique et Scientifique » (DTS) qui peut piloter seul les travaux de la CTR s'il réunit les compétences requises et si les conseiller jugent cette situation opportune ;
ou un Directeur Technique (DT) qui pilote l'aspect technique des travaux de la CTR ;
et un Directeur Scientifique (DS) qui pilote l'aspect scientifique des travaux de la CTR.

Un DTS élu peut choisir parmi les CT et les CS de la commission et avec leur accord à la majorité, un DTS adjoint qui accepte la fonction.

Un DT peut choisir, en fonction des besoins et de l'ampleur des travaux portés par la CTR qu'il pilote ou copilote et avec leur accord à la majorité simple, un Directeur Technique Adjoint (DTA) qui accepte la fonction.

Un DS peut choisir, en fonction des besoins et de l'ampleur des travaux portés par la CTR qu'il pilote ou copilote et avec leur accord à la majorité simple, un Directeur Scientifique Adjoint (DSA) qui accepte la fonction.

Activité et reporting des travaux des CTR

Pour chaque exercice à venir et avant les AGO annuelles, les CTR présentent leur projet d'activité au CA. Le CA étudie le projet d'activité et collabore avec la CTR pour traduire le projet en plan d'activité. Le plan d'activité des CTR est soumis à l'approbation de l’Assemblée Générale. Les CTR se réunissent autant que de besoin et elles organisent leur fonctionnement (ordre du jour, fiche de présence, compte rendu, périodicité et fréquence des réunions, secrétariat...). Les CTR font état de leurs travaux par l'intermédiaire d'au moins une note de synthèse mensuelle, et répondent à toutes les demandes du CA sur leur activité. Les CTR communiquent tous les semestres à l'attention exclusive du CA une note détaillée et précise sur l'état de leurs travaux. Les participants aux CTR s'engagent à ne communiquer aucune information sur leurs travaux à des tiers sans l'autorisation expresse du CA.

Clôture des CTR

Une CTR ne peut être clôturée que par le Conseil d'Administration en concertation avec ses représentants et avec l'aval de l'Assemblée Générale, et notamment à la suite des événements suivants :

La CTR ne génère plus une activité suffisante et ou conforme à son projet ;
La CTR ne réunit plus le nombre de participants requis à la bonne conduite de ses travaux ;
La CTR ne réunit plus en son sein les compétences requises à la conduite de ses travaux ;
Les responsables de la CTR déclarent que leurs travaux ont abouti et ne justifient plus le maintien de la CTR ;
L'association est dissoute et ne permet plus l'hébergement des CTR en cours.

Suspension des CTR

En attendant l'aval de l'Assemblée Générale pour clôturer une CTR, le CA peut décider en concertation avec ses représentants, de suspendre son activité s'il le juge nécessaire dans l'intérêt de l'association. Le CA peut également, en concertation avec ses représentants, suspendre l'activité d'une CTR si les ressources nécessaires à ses travaux sont indisponibles pour une durée supérieure à 3 mois.

Article 7 – Intervention des membres pour le compte de l'association

Les membres de l'association participent aux activités de l'association à titre bénévole et gracieux. Toutefois, l'association pourrait solliciter des compétences pour la réalisation de certaines de ses actions. Dans ce cadre et préalablement, un appel d’offre devrait être réalisé auprès de ses membres et de tiers externes à l'association. Le ou les membres qui soumissionneraient à l’appel d’offre ne pourraient participer ni au vote, ni aux délibérations concernant l’attribution de ce dernier.